Strategische Beratung

ECM ist eine umfassende Unternehmenslösung, die für mehr als nur eine Herausforderung Lösungen bietet: Von der Aktenablage über den Rechnungsprüfungsprozess bis hin zur Vertragsverwaltung unterstützt Ihr ECM Sie und Ihre Mitarbeiter und macht die in unzähligen Dokumenten liegenden Informationen leicht zugänglich. Damit Ihr neues ECM alle Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt, ist eine solide formulierte ECM-Strategie wichtig. Denn in diesem Schtritt wird das Fundament für eine erfolgreiche Problemlösung an den unterschiedlichsten Stellen gelegt.

ECM-Strategieplan

In unserem strategischen Ansatz starten wir mit der Aufstellung eines ECM Strategieplans. Dieser erfüllt mehrere Funktionen:

Umsetzungplan

Der Strategieplan bildet die Grundlage für einen an Ihre Anforderungen angepassten Umsetzungsplan

Rahmenbedingungen

Der Strategieplan gibt den Rahmen vor, in dem sich alle nachfolgenden Lösungen bewegen

IT-Landschaft

Der Strategieplan stellt sicher, dass alle Lösungen in eine einheitliche Landschaft eingebettet sind

ECM ist ein Weg, im Unternehmen übergreifend mit wenig strukturierten Informationen zu arbeiten.

Ralph Wieland, Geschäftsführer von Doctra

Die Herausforderung: Unternehmensweite Lösungen

Über ein gesamtes Unternehmen hinweg bietet ECM (Enterprise-Content-Management) Lösungsmöglichkeiten zur Verwaltung und zum Umgang mit nicht oder wenig strukturierter Information. Per Definition wird dabei ein Unternehmen in seiner Gesamtheit betrachtet. In der Praxis werden trotzdem häufig Abteilungslösungen umgesetzt. Diese haben durchaus ihre Berechtigung, erstrecken sich doch eine Vielzahl von Problemstellungen eben nicht über Abteilungsgrenzen hinweg. Gleichwohl gibt es offensichtlich daneben eine ganze Reihe an übergreifenden Geschäftsprozessen, bei denen eine Optimierung nur aus dem Blickwinkel einer einzelnen Abteilung wenig sinnvoll erscheint.

Eine unternehmensweite Einführung eines ECM-Systems ("Große Lösung") ist jedoch in den allermeisten Fällen für ein Unternehmen wirtschaftlich nur schwer darstellbar. In der Regel ist nur die Spitze des Eisberges sichtbar, so dass Schritt für Schritt nur die gerade aktuellen Probleme abgearbeitet werden. Hierbei werden in der Regel Insellösungen produziert. Auch die Auswahl eines strategischen ECM-Anbieters hilft hier nur wenig weiter, so lange Projekte isoliert voneinander angegangen werden bzw. keine strategische Richtung vorgegeben wird.

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Unser Beratungsansatz

Doctra verfolgt einen Beratungsansatz, der eine wirtschaftlich sinnvolle, schrittweise Vorgehensweise mit der Aufstellung von allgemeinen ECM-Richtlinien kombiniert.

Grundlage für die Entwicklung eines belastbaren ECM-Strategieplans für Ihr Unternehmen sind:

  • bereits bekannte, konkrete Anforderungen
  • kurz- und mittelfristige Anforderungen
  • brachenspezifische Erfahrungswerte
  • technologische Entwicklung des ECM Marktes

Ein so entwickelter ECM-Strategieplan erlaubt es, sukkzessive Problemstellungen in ihrem jeweiligen Rahmen abzuarbeiten. Insellösungen werden somit konsequent vermieden, ohne dass gleich zu Beginn in eine unternehmsweite Infrastruktur investiert werden muss.

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