Compliance
Compliance im Sinne von ECM bedeutet die Einhaltung gesetzlicher aber auch innerbetrieblicher Regelungen bei der Verarbeitung und der Aufbewahrung von Dokumenten und Daten.
Neue Regelungen
Am griffigsten lässt sich der Begriff „compliance“ wohl mit „Vorschriftsmäßigkeit" übersetzen. Nicht erst seitdem sich dieser Begriff im deutschen Sprachraum eingebürgert hat, agieren Unternehmen bei der Ablage und der Aufbewahrung von Dokumenten entsprechend den sie betreffenden Regeln und Gesetze des Landes, der Branchen und Märkte, in denen sie sich bewegen. Insbesondere neue Gesetzgebungen im anglo-amerikanischen Sprachraum, wie z.B. das US Bundesgesetz zur Wiederherstellung des Vertrauens der Anleger in Amerika (Sarbanes-Oxley Act of 2002, kurz SOX), haben in jüngerer Zeit nun auch Auswirkungen auf Europa gezeigt – und das nicht nur bei Unternehmen, die, beispielsweise durch eine US-amerikanische Börsennotierung, direkt dadurch betroffen sind.
Mehrere spektakuläre Prozesse haben deutschen Unternehmern klar gemacht, dass sie für die Ablage von Dokumenten umfassende Verantwortung tragen. Auch die deutsche Gesetzgebung hat schon früher die Richtlinien für Unternehmen verschärft, z.B. im Jahre 1998 durch das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich, kurz KonTraG genannt, durch das die Haftung von Vorstand, Aufsichtsrat und Wirtschaftsprüfern in Unternehmen erweitert wird (Änderungen im HGB und AktG).
Neue Möglichkeiten
Die zusätzlichen Auflagen hinsichtlich Compliance sollten sich in Unternehmen nicht nur durch höhere Kosten bemerkbar machen. Eine unternehmensweite Analyse der erforderlichen Schritte hin zur Compliance offenbart auch große Potentiale: Die Planung neuer Systeme bietet viele Möglichkeiten für Unternehmen – nicht nur mehr Kontrolle sondern auch Vollständigkeit und Transparenz und damit umfänglicher Zugriff auf das Unternehmenswissen. Daraus können sich zahlreiche neue Geschäftschancen ergeben.
Rechtliche Rahmenbedigungen erfüllen
Unternehmen tun heute gut daran, die notwendigen Maßnahmen zu treffen und zu kontrollieren, die hinsichtlich der Aufbewahrung und Archivierung ihrer Dokumente und Daten erforderlich sind. Dabei spielen die Verfahrensdokumentation sowie regelmäßige Audits ein wichtige Rolle. Beide helfen dabei, sicherzustellen, dass die gesamte Dokumentenverwaltung alle rechtlichen Rahmenbedingungen erfüllt.