Dokumentenmanagement

Die sichere und transparente Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten

Vorteile für Ihr Unternehmen

Erstellung von Dokumenten

Die Erstellung von Dokumenten im Unternehmen kann durch ein angepasstes Dokumenten Management System unterstützt werden.

Vereinheitlichte Prozesse

Muster-Dokumente (Templates) erleichtern und vereinheitlichen wiederkehrende Aufgaben im Unternehmen.

Effiziente Workflows

Das DMS in Verbindung mit einem (externen oder enthaltenen) Workflow-System sorgt für eine effiziente Gestaltung wiederkehrender Arbeitsabläufe bei der Weiterleitung von Dokumenten.

Leichte Bedienbarkeit

Ein mit Microsoft Office® und/oder Microsoft Office SharePoint Server® (MOSS) integriertes DMS nutzt die leicht bedienbare, vertraute Microsoft-Oberfläche.

Sichere Dokumentenablage

Mit einem DMS stellen Sie sicher, dass alle Dokumente entsprechend der Compliance Bestimmungen abgelegt sind und die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.

Verringerte IT-Kosten

Ein DMS sorgt für eine transparente Kostenstruktur: Die effiziente Dokumentenablage spart teuren Plattenplatz, zugleich können mit einem DMS Ablage-Dubletten vermieden und günstigere Speicher ausgewählt werden.

Dokumentenmanagement im Unternehmen

Der Verwaltung, Bearbeitung, Bereitstellung und (gemeinsamer) Nutzung von Dokumenten in Unternehmen kommt nicht erst heutzutage eine wesentliche Bedeutung zu. Mit der Möglichkeit, alle Dokumente auch am Computer zu erstellen, verarbeiten und gemeinsam zu bearbeiten, ergeben sich Synergiepotentiale, aber auch Risiken für Unternehmen, die genutzt und kontrolliert werden müssen.

In vielen Unternehmen führen heute noch große Dateisysteme/-Server sowie die individuelle, nicht integrierte Nutzung von Microsoft Office bei der Dokumentenerstellung zu Wildwuchs und unkontrolliertem Datei-Wachstum.

Ein einheitliches Dokumentenmanagement (DMS) im Unternehmen unterstützt Sie und Ihre Mitarbeiter dabei, den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten zu kontrollieren – von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung.

Sowohl Dokumente, die im Unternehmen erstellt werden wie auch Dokumente, die z.B. per eMail von außen ins Unternehmen kommen, können so revisionssicher abgelegt werden.

Anwendungsbereiche für Ihr DMS

Dokumenten Management Systeme decken verschiedene Aufgaben im Unternehemen ab: Von der Erfassung der Dokumente bis hin zur Vertragsverwaltung unterstützt das DMS Sie und Ihre Mitarbeiter.

Erfassung

Effiziente Verwaltung des gesamten und speziellen Posteinganges


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Workflow

Automatisierung wiederkehrender Arbeitsabläufe für effiziente Prozesse


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Aktenlösung

Effektives Dokumenten-management durch zentrale Verwaltung im Unternehmen


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Records Management

Sichergestellte Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO


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Vertragsmanagement

Archivierung & Strukturierung von Informationen, Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen


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SharePoint Integration

Einheitliche und übersichtliche Datensammlung für Mitarbeiter und Kunden


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Welche Aspekte sind für Ihr Unternehmen relevant?

Wir unterstützen Sie dabei, die für Ihr Unternehmen relevanten Aspekte und Funktionalitäten zu identifizieren und erläutern Ihnen die möglichen Schritte einer DMS-Einführung. Damit Sie die vielfältigen Möglichkeiten eines DMS nutzen können.

Dokumentennutzung im Unternehmen

Bei der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten sind mehrere Aspekte zu berücksichtigen:

1

Intelligente Zugriffssteuerung

Die Konsistenz der Daten bzw. Integrität der Dokumente muss durch das DMS sichergestellt werden, d.h. es muss Funktionen zum Checkin/Checkout geben. Dadurch wird vermieden, dass Anwender zur selben Zeit am gleichen Dokument Änderungen vornehmen können.
2

Berechtigungsmanagement

Der Zugriff auf Dokumente muss durch Berechtigungen bzw. durch ein Berechtigungssystem geregelt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur berechtige Anwender Dokumente erstellen, ablegen, sehen, ändern und löschen dürfen.
3

Versionsverwaltung

Wenn mehrere Anwender an einem Dokument (nacheinander) Änderungen vornehmen, muss feststellbar sein, wer welche Version eines Dokumentes abgelegt hat (Audit), aber auch dass vorherige Versionen des Dokumentes noch verfügbar sind. Damit kann einem versehentlichen Überschreiben von Dokumenten vorgebeugt werden. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, bestimmte Versionen als Zwischenstände festschreiben zu können (sog. Revisionen). Das ist insbesondere bei zusammengesetzten Dokumenten sehr wichtig, die im Verbund gelten (compound documents). Für viele Anwender, die Dokumente nur ansehen dürfen, aber nicht ändern können sollen, reicht ein anderes Format mit weniger Funktionalität aber den gleichen Informationen (Rendition) völlig aus, z.B. PDF(/A) oder TIFF als Langzeitformate.

Informationen schnell und einfach: Effektive Suche und Navigation im Dokumentenbestand

Moderne Dokumenten Management Systeme verwalten Dokumente nicht nur effizient, sie unterstützen den Anwender auch beim Suchen und noch wichtiger beim Finden gesuchter Dokumente bzw. Informationen. Der effektiven Suche und Navigation im Dokumentenbestand kommt hohe Bedeutung zu, will man sicherstellen, dass die Anwender im Unternehmen auf das Wissen bzw. die bereits geleistete Vorarbeit anderer zugreifen können.

 

Suche im Dokumentenbestand

Eine Navigation im Dokumentenbestand, die den im Unternehmen gelebten Konventionen entspricht, aber auch die Möglichkeit bietet, in verschiedenen (virtuellen) Strukturen durch die Dokumente zu blättern, sollte vom DMS gleichzeitig unterstützt werden.

Die Visualisierung bzw. Strukturierung von Dokumenten durch Übersichten oder in Verzeichnissen (ähnlich wie im Dateisystem) ist nur der erste Schritt. Heutzutage sucht der Anwender Dokumente im Kontext der Geschäftsprozesse, die er bearbeitet. Deswegen können gleiche Dokumente in verschiedenen Zusammenhängen vorkommen, z.B. im Vertrieb und im Einkauf, somit also in verschiedenen Akten bzw. Sichten.

Extended ECM

SAP ECM-Erweiterung

Wenn Dokumente für verschiedene Geschäftsprozesse genutzt werden, ist es notwendig, Informationen und Dokumente aus verschiedenen Systemen (ERP/CRM/Host/DMS) zur Verfügung zu haben – aus den Systemen, wo sie entstehen. Im Falle des ERP-Systems, allen voran SAP, ermöglicht eine Integration des DMS, zusätzlich zu den Informationen rund um die Dokumente selber auch Informationen aus dem Geschäftsprozess in die aktuelle Bearbeitung einzubeziehen – beispielsweise Informationen zum Kunden oder Lieferanten.

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