Aktenlösungen

Mit den digitalen Aktenlösungen verwalten Unternehmen ihre Dokumente in hierarchischen Ablagestrukturen oder innerhalb einer Vorgangsbearbeitung in einem zentralen System.

Aktenlösungen

In vielen Unternehmen ist auch heute noch die Papierablage – zumindest in weiten Teilen – an der Tagesordnung. Auch werden große Dokumentenmengen auf unterschiedlichen Systemen (z.B. Dateisystem oder Mailpostfächern) unstrukturiert abgelegt. Mit der zunehmenden Menge von Dokumenten und der Zunahme von Anforderungen aus dem Bereich „Compliance“ wird diese Praxis allerdings immer kritischer: der wachsende Platzbedarf der Ablage erhöht die Kosten und die nach wie vor bestehenden grundsätzlichen Probleme der Ablage wie z.B. mangelnde Transparenz oder auch räumliche Verteilung der Mitarbeiter („Wo ist denn der Vorgang/die Akte…?“) und feste die Ablage-strukturieren (keine Virtualität) erschweren die Suche bei komplexen Dokumentenverknüpfungen (Verweise auf andere zugeordnete Dokumente).

Ein modernes elektronisches System zur Akten- und Vorgangsverwaltung legt unternehmenskritische Dokumente und Informationselemente zentral und elektronisch ab. Durch vorhandene Metadaten können die Akten, bzw. die Vorgänge in unterschiedlichen Sichten für unterschiedliche Mitarbeiter dargestellt werden. Eine Akte, bzw. ein Vorgang ist immer elektronisch an einem definierten Ort und standortübergreifend verfügbar.

Die (virtuelle) Aktenbildung schafft die Grundlage für verschiedene Sichten, die je nach Geschäftsprozess und Situation dem Anwender die Dokumente präsentieren, die er braucht, um z.B. eine Entscheidung zu treffen oder dem Kunden schnell eine Antwort auf seine Fragen geben zu können. Entscheidend für die Bildung von Sichten oder (virtuellen) Akten ist das Vorliegen klassifizierender Attribute für die einzelnen Dokumente.

Nutzerbasierte Sichten

Ein DMS bzw. eine ECM Implementierung kann ihr volles Potential erst ausspielen, wenn der Dokumentenbestand umfassend zugänglich ist. Wenn alle Informationen zu einem Kunden in einer Akte zusammengefasst sind – dies kann auch virtuell über ein gemeinsames Attribut, z.B. die Kundennummer hergestellt werden – dann können unterschiedliche Sichten auf die Akte den Sachbearbeiter situationsspezifisch bei der Arbeit unterstützen. So braucht ein Mitarbeiter in der Hotline oder im Call Center andere Dokumente im Zugriff als ein Mitarbeiter im Vertrieb oder im Service.

Welche Attribute für die einzelnen Dokumente in Ihrem Unternehmen erforderlich sind, erarbeiten wir gerne mit Ihnen zusammen und setzen diese Anforderungen in die Praxis um. So profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter von nutzerbasierten Sichten – und steigern die Effizienz im Unternehmen.

Übernahme bestehender Dokumente

Bei der Einführung von DMS bzw. auch Archiv-Systemen allgemein kommt der Übernahme von bereits vorhanden Papierdokumenten und digital vorhandenen Dokumenten (z.B. aus einem Dateisystem) eine hohe Priorität zu. Technisch gesehen sind diese Übernahmen in der Regel kein Problem – allerdings wird sich die Akzeptanz der Anwender stark an der Möglichkeit des zukünftigen Umgangs mit den Dokumenten orientieren.

Einführung eines DMS

1

Verwendung der bekannten Ablagestruktur

Wenn man eine vorhandene Ablagestruktur als Primärstruktur im DMS übernimmt, findet sich der Anwender schnell zurecht.
2

Nutzerbasierte Sichten

Will man allerdings die Möglichkeiten eines DMS voll ausnutzen, dann muss man sich zusätzlich Gedanken machen, welche weiteren Möglichkeiten der Navigation dem Anwender zur Verfügung stehen sollen. Komplexe Vorgänge, die sich über mehrere Abteilungen erstrecken, lassen sich schwer in eine einzige Struktur zwängen. Daher ist es notwendig, den einzelnen Anwendern der verschiedenen Abteilungen auf sie zugeschnittene Sichten auf den Dokumentenbestand zu geben.
3

Kunden- und Lieferantenportale

Einen Schritt weiter gehen Unternehmensportale: Sie kombinieren den Zugriff auf Dokumente/Akten (aus spezifischer Prozess-Sicht) mit der Möglichkeit, unternehmensübergreifende Prozesse auch von außen einzusehen oder zu bedienen, z.B. im Rahmen von Lieferanten- oder Kunden-Portalen
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