Records Management
Die Kontrolle des Lebenszyklus von Dokumenten
Records Management: Funktionen
Einheitliche Aktenpläne
nach denen alle Dokumenten in eine definierte Struktur eingeordnet werden können (hier liegt somit der im deutschen Sprachraum verwendete Begriff der Akten sehr nahe).
Einheitliche Klassifizierung und Verschlagwortung
von Dokumenten/Informationen. Einheitliche Metadaten bzw. Indizes (ggfs. auch standardisiert für bestimmte Branchen) stellen die Auffindbarkeit und problemlose Weiterverwendung z.B. im Rahmen von Akten und Sichten sicher.
Sichere Aufbewahrung
der Dokumente/Informationen, solange diese der Verwaltung durch RM unterliegen. Das Dokument ist dabei vor Veränderung und Löschung vor Ende des Lebenszyklus sicher geschützt.
Löschung und Sperrung
von Dokumenten. Das RM stellt sicher, dass nach Löschanforderung durch den Betroffenen betreffende Dokumenten/Informationen entsprechend der DSGVO gelöscht bzw. gesperrt (falls nicht löschbar) werden können.
Standardisierung und Kontrolle von Aufbewahrungsfristen
sichert die Nachvollziehbarkeit und Dokumentation der Aufbewahrung und der ordnungsgemäßen Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Anforderungen aus der DSGVO hinsichtlich der Löschung von persönlichen Informationen können damit nachvollziehbar erfüllt werden.
Revisionssichere Archivierung, Verwaltung und Kontrolle von Dokumenten und Daten
Records Management (RM) beschreibt die bestimmungsgemäße Verwaltung von aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Dokumenten und Daten(sätzen). Records Management ist fachlich in der ISO Norm 15489 definiert. Innerhalb Europas erfolgte eine weitere Detaillierung der Anforderungen an das Rcords Management in der sog. MoReq-Spezifikation, die deutlich über die Anforderungen des ISO-Standards hinausgeht.
ECM verwendet die Funktionalität von Records Management, um für die Informationen bzw. Dokumente, die es verwaltet, einen einheitlichen Lebenszyklus zu definieren und diesen auch zu kontrollieren. Verwaltet werden hierbei auch Objekte, die nicht in elektronischer Form vorliegen (echte physische Objekte), von denen die Lagerplatz-Informationen gehalten und nachgeführt werden.
Im deutschen Sprachraum hat sich der Begriff Records Management erst in den letzten Jahren etabliert. Im angelsächsischen Sprachraum ist dieser Begriff schon seit langem verankert.
Anforderungen der DSGVO
Die neue europäische Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") verschafft dem Records Management neue Bedeutung. Insbesondere das gesetzlich neu gefasste "Recht auf Vergessenwerden" (Art. 17 und 18 DSGVO), also die Löschung bzw. Sperrung von personenbezogenen Daten auf Anforderung des Betroffenen, muss dabei von einem Archivsystem abgedeckt werden können. Records Management kann dabei helfen, die konkurrierenden Anforderungen aus verschiedenen Gesetzen hinsichtlich Aufbewahrung einerseits und Löschbarkeit andererseits mithilfe eines nachvollziehbaren Regelwerks sauber abzubilden.
Die DSGVO immer im Blick
Mit dem umfassenden Ansatz von ECM unter Verwendung von Records Management für Ihre Dokumente stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen für die sichere Ablage, Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen erfüllen können.
Eine umfassende Gesamtlösung für Ihr Unternehmen
Die Einführung eines Records Management Systems hat aufgrund der Reichweite innerhalb des Unternehmens in jedem Fall Projektcharakter und sollte daher wie jedes Projekt, das Unternehmensprozesse berührt, sauber geplant und kontrolliert umgesetzt werden. Wir unterstützen Sie gerne bei den einzelnen Schritten, beispielsweise bei der Umsetzung standardisierter Aktenpläne oder auch der Festlegung eines individuellen Klassifikationsmodelles für Ihr Unternehmen.
Die Umsetzung bereits vorliegender Aktenpläne in ein lebendes Records Management-System kann ebenfalls durch uns erfolgen. Das gilt auch für das Zusammenspiel mit SAP bzw. der Verwaltung Ihrer dort archivierten Dokumente – unter dem besonderen Schutz von Records Management.
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