Archivierung

Im Kontext von ECM versteht man unter Archivierung bzw. elektronischer Archivierung die langfristige Aufbewahrung von Informationen bzw. Dokumenten mit einem besonderen Fokus auf die Unveränderbarkeit derselben. Sehr häufig werden in Unternehmen hierfür heute schon entsprechende Archivsysteme eingesetzt, die meist noch weitere Funktionen abdecken.

Während man den Begriff der Ablage bzw. der Speicherung von Informationen/Dokumenten in der Regel als temporär versteht, drückt der Begriff der Archivierung die Langzeit-Aufbewahrung aus. Moderne Archivsysteme decken beide Bereiche ab.

Ablage

Archivierung

Revisionssichere Archivierung

In Deutschland wird man sehr häufig mit Aufbewahrungszeiträumen von 7-10 Jahren (typischerweise für abgesandte bzw. eingehende Handelsbriefe) konfrontiert, teilweise gelten aber auch erheblich längere Aufbewahrungsfristen von mehreren Jahrzehnten. Damit kommt der Archivierung eine erhebliche Bedeutung für die Unternehmen zu, die sie im Falle elektronischer Archivierung vor dem Hintergrund der langfristigen Reproduzierbarkeit der Unterlagen vor besondere Herausforderungen stellt.

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Umfassende und individuelle Beratung

Ein unternehmensweiter Einsatz der Archivierung ein großer Schritt für Unternehmen, der geplant und schrittweise umgesetzt werden muss. Wir beraten Sie gerne auf Ihrem Weg zu elektronischen Ablage/Archivierung aller Dokumente in Ihrem Unternehmen.

Informationen richtig nutzen

Die Archivierung von Dokumenten spielt nicht nur eine wesentliche Rolle für die Unternehmens-Compliance, sondern ist auch für die Weiterverwendbarkeit der Dokumente im Unternehmen relevant. Das heißt, dass dem unmittelbaren Zugriff auf die in Dokumenten enthaltene Information ein immer höherer Stellenwert zukommt. Dokumente zu archivieren, ist nicht mehr Selbstzweck oder gar lästige Pflicht, sondern kann den entscheidenden Unterschied im Gespräch mit einem Kunden ausmachen. Dann nämlich, wenn alle Dokumente zu einem Kunden oder einem Geschäftsprozess mit einem Kunden archiviert oder abgelegt sind und über eine Akte direkt am Bildschirm zugreifbar sind. Das ist mit Papierdokumenten und Aktenordnern in dieser Form nocht ohne weiteres realisierbar.

Elektronische Dokumente

Immer mehr Dokumente erreichen die Firmen in elektronischer Form – allerdings in verschiedenen Formaten bzw. über verschiedene Systeme, wie z.B. per eMail, über EDI oder als hochgeladene Dokumente in einem Firmenportal. Während die letztgenannten Beispiele sicher als wissentliche, im Kontext eines Geschäftsprozesses vorgenommene Transaktionen gewertet werden können, ist das Herausfiltern und Archivieren geschäftsrelevanter, ablagewürdiger eMails aufgrund der fehlenden Strukturierung und meist auch aufgrund der reinen Menge problematisch.

Effiziente Verwaltung und Speicherung von eMails

Das Volumen der ein- und ausgehenden eMails wirft zudem noch das Problem der Verwaltung und Speicherung der schieren Menge an eMails auf. Auch hier kann Archivierung helfen, auch wenn der Begriff in diesem Zusammenhang etwas irreführend scheinen mag. Geht es doch vornehmlich um die Verdrängung von eMails aus dem teurem Speicher der Groupware-Datenbanken auf günstigeren, ggfs. langsameren Speicher, beispielsweise in einem Archivsystem.

Eine moderne Archivierungsstrategie muss heute in einem Unternehmen einen klaren Mehrwert über die reine Ablage hinaus schaffen. Eine gut gemachte Archivinfrastruktur ermöglicht es, einerseits die gesetzlichen und innerbetrieblichen Anforderungen an die Langfrist-Aufbewahrung zu erfüllen, andererseites schafft sie aber auch Mehrwerte, die sich kostenseitig unmittelbar und messbar positiv auswirken!

Christian Sedlmayr, Senior Consultant bei Doctra

Anforderungen an ein modernes Archivsystem

Ein Archivsystem im Unternehmen muss in der Lage sein

  • Dokumente aus verschiedenen Anwendungen
  • auf verschiedenen Speicher-Systemen
  • abgestimmt auf die Anforderung an die Aufbewahrung der Dokumente
  • in beliebigen Formaten
  • über Jahrzehnte hinweg
  • mit sich verändernder Technologie
  • integriert in die führende Anwendung

performant archivieren und wieder reproduzieren zu können. Gleichzeitig sollte das Archivsystem entsprechend den Anforderungen (an Ablagevolumen und Zugriffsgeschwindigkeit) mit Ihrem Unternehmen mitwachsen.

Moderne Archivsysteme bieten Standard-Schnittstellen wie SAP ArchiveLink®, flexible Übernahme-Tools (z.B. COLD – siehe auch Erfassung) oder allgemein verfügbare Webservices, die auch die kostengünstige Integration der Archivierung in kundenspezifische spezielle Anwendungen und Systeme erlauben, von Cloud-basierten Webanwendungen bis hin zu Host-basierten Altsystemen.

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