Posteingangsverarbeitung

Automatisierung des physischen und elektronischen Posteingangs

Automatisierte Dokumentenerfassung

Die Einführung effizienter, computerunterstützter Prozesse zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten setzt das Vorliegen der Dokumente in digitalisierter Form, d.h. in Formaten, die per Computer ver- und bearbeitbar sind, voraus.

Zur Erfassung gehören auch die Erstellung, Aufbereitung und Verarbeitung der benötigten Informationen (Metadaten) rund um die Dokumente. Dies kann per manueller Eingabe aber auch maschinell, z.B. im Rahmen einer automatischen Klassifikation, erfolgen.

Der Prozess der Erfassung der Dokumente umfasst mehrere Aspekte:

Digitalisierung von Dokumenten

Soweit Dokumente nicht bereits digital sondern in Papierform oder als Mikrofilm vorliegen, muss zuerst eine Digitalisierung vorgenommen werden. Dies erfolgt in der Regel durch Scanner, die ein elektronisches Abbild eines Dokumentes erstellen und dabei bereits eine Vielzahl von Bearbeitungsschriten übernehmen können. Im Rahmen des Scannens werden beispielsweise Aufgaben wie Leerseiten-Entfernung, Geraderichten, Rauschreduktion, Schärfeoptimierung und auch Barcode-Erkennung vorgenommen.

Indizierung maschinell erzeugter Dokumente
Verarbeitung von Bildformaten
PDF/A-3 Dokumentformat
Weiterverarbeitung im Unternehmen

Anforderungen an digitale Dokumente

Die effiziente Weiterverarbeitung von Dokumenten im Unternehmen hängt wesentlich vom Vorliegen aussagekräftiger Metadaten mit der Möglichkeit zur exakten Klassifizierung und damit der Zuordnung zu Geschäftsprozessen ab. Die möglichst situationsgerechte, der Bearbeitungssituation angepasste Anzeige von Dokumenten (Aktenlösungen) innerhalb von Geschäftsprozessen (Dokumentenmanagement und Workflow) unterstützt dabei den Sachbearbeiter/Entscheider bei seiner Tätigkeit.

Die verwendeten (digitalen) Formate müssen noch weiteren Kriterien genügen, wie z.B. der langfristigen Lesbarkeit und ggfs. der Unveränderbarkeit (siehe auch Archivierung) wie sie im Rahmen der Richtlinien/Gesetzgebung des jeweiligen Unternehmens, der Branche oder Industrie sowie des Landes gefordert werden (Compliance).

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