Kunde
Die König Maschinen GmbH ist weltweit bekannt für ihre hochspezialisierten Maschinen, die in der Bäckereibranche für das Teilen, Formen und Gären von Teigen eingesetzt werden. Vor über 55 Jahren von einem Bäckerssohn gegründet, hat sich das österreichische Unternehmen zum Weltmarktführer für Maschinen und Anlagen zur Produktion von Kleingebäckentwickelt und exportiert heute nahezu 90 Prozent seiner Produkte in alle Teile der Welt.
Ausgangssituation
Für die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten setzt das österreichische Unternehmen seit vielen Jahren auf OpenText Exstream. Um den wachsenden regulatorischen Anforderungen der Lebensmittelindustrie gerecht zu werden und manuelle Prozesse zu automatisieren, suchte das IT-Team nach Unterstützung.
Lösung
In Doctra fand das steirische Innovationsunternehmen einen erfahrenen und zuverlässigen Partner, um selbst komplexe Anforderungen zügig und passgenau umzusetzen. Dank der engen Zusammenarbeit auf Augenhöhe konnten zahlreiche Sonderfälle mit minimalem Aufwand realisiert werden – ein Ansatz, der Zeit und Kosten sparte und gleichzeitig den globalen Anforderungen eines international vernetzten Unternehmens gerecht wurde.
Ergebnis
Dank der Weiterentwicklung hat König heute nun mit OpenText Exstream eine flexible Lösung, die sich schnell an neue regulatorische Anforderungen und nationale Besonderheiten anpassen lässt. Die enge Anbindung an das ERP- und Dokumenten-Management-System sorgt für eine hohe Automatisierung, wodurch die Fehlerquote deutlich gesenkt und die Produktivität gesteigert werden konnte. Gleichzeitig minimiert die hohe Zuverlässigkeit des Systems Ausfallzeiten und reduziert den Personalaufwand für die Betreuung auf ein Minimum.
10.000 Dokumente monatlich
300 Drucker
750 Mitarbeiter
Ausgangssituation
Seit vielen Jahren bereits setzt König auf die Unterstützung des Output-Management-Systems OpenText Exstream und war damit einer der Vorreiter in der Branche. So konnte das inhabergeführte Unternehmen auch bereits früh von den zahlreichen Funktionen im Bereich des Customer-Communication-Managements profitieren, welche OpenText Exstream mitbringt. Die Pflege und vor allem Weiterentwicklung des Systems übernahm die unternehmenseigene IT-Abteilung, die darüber hinaus eine Vielzahl von Anwendungen in allen Standorten weltweit betreut.
Eines jedoch stellte das Team zunehmend vor große Herausforderungen: Die laufende Umsetzung der immer neuen Verordnungen im Bereich der Lebensmittelindustrie und die damit verbundene Komplexität insbesondere in der Dokumentenverwaltung und -ausgabe. Um die strengen Anforderungen seitens der Gesetzgeber verschiedener Länder sicher und effizient umzusetzen, suchte der Experte für Bäckereimaschinen professionelle Unterstützung für die laufende Betreuung und Optimierung seines Output-Management-Systems.
Lösung
Gesucht war ein Partner, der nicht nur über umfassende Erfahrung mit den eingesetzten OpenText- und SAP-Systemen verfügt, sondern auch die teils hochkomplexen Prozesse der Dokumentenverwaltung und -ausgabe versteht: Wo werden Dokumente gespeichert? Wie können sie abgerufen und an andere Systeme übergeben werden? Und wie lassen sich die erforderlichen Unterlagen je nach Exportland effizient zusammen- und bereitstellen? Auf all diese Fragen konnte der erfahrenen Software- und Consulting-Spezialist Doctra die passende Antwort liefern.
Bereits bei der Integration von OpenText Exstream in das SAP-System wurde deutlich, dass der Bäckereimaschinen-Spezialist mit Doctra die richtige Wahl getroffen hatte. Beide Partner ergänzten sich ideal: Königsteuerte ein klares Verständnis der eigenen Prozesse und konkrete Anforderungen bei, während Doctra mit technischer Expertise, tiefem Know-how und praxisorientierten Lösungen überzeugte. Gemeinsam meisterten sie selbst komplexe technologische und organisatorische Herausforderungen.
„Wir arbeiten auf Augenhöhe mit Doctra zusammen. Ihre Kompetenz im Umgang mit SAP und Dokumentenprozessen ist für uns sehr wertvoll. Und sie finden auch für komplexe Anforderungen immer eine pragmatische Lösung, die funktioniert.“
Alexander Lutz - CAD/PDM / Applikations Administrator, König Maschinen GmbH
Zusammenarbeit
Doctra brachte neben technischer Expertise auch eine lösungsorientierte Herangehensweise mit, um spezifische Anforderungen zielgerichtet umzusetzen. Ganz in diesem Credo wurde beispielsweise die Abbildung von Transportaufträgen optimiert: Bestimmte interne Aufträge, wie sie in der globalen Fertigung in Graz und Ungarn mit insgesamt 590 Mitarbeitenden anfallen, sollten zukünftig ohne gedruckte Dokumente abgewickelt werden. Eine Konfiguration, die in SAP schwierig und aufwändig abzubilden ist. Doctra fand mit einer Filtermöglichkeit in OpenText Exstream eine pragmatische und kostengünstige Lösung.
Ergebnis
Durch die Weiterentwicklung von OpenText Exstream hat die König Bäckereimaschinen GmbH ihre Dokumentenprozesse umfassend automatisiert und den manuellen Aufwand deutlich reduziert. Sämtliche in SAP erzeugten Dokumente – von Lieferscheinen und Rechnungen bis hin zu Angeboten und Transportaufträgen – werden über Exstream verarbeitet und über verschiedene Kanäle wie Papier oder E-Mail ausgegeben. Das System zeichnet sich durch hohe Flexibilität, Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit aus und trägt dazu bei, Qualität, Produktivität und Kundenzufriedenheit nachhaltig zu steigern.
- Effiziente Erstellung und Versand von ca. 10.000 ausgehenden Dokumenten pro Monat, darunter Lieferscheine, Rechnungen und Angebote
- Perfekte Anbindung an das SAP-System und das OpenText-Dokumentenmanagement für nahtlose Integration
- Reibungslose Kombination und Bereitstellung von Dokumenten aus unterschiedlichen Systemen
- Flexible Anpassung an nationale Besonderheiten und regulatorische Anforderungen
- Unkomplizierte Erstellung von Dokumenten für neue Maschinen und Komponenten
- Unterstützung verschiedener Formate wieDIN-A4-Dokumente, Barcodes und CAD-Zeichnungen mit einheitlicher Ausgabe in einem Druckverfahren
- Betrieb von ca. 300 Druckern bei minimalem Personalaufwand durch hohe Stabilität und geringe Fehlerquote
- Präzise Abbildung und eindeutige Zuordnung von Bauteilen zur Reduzierung von Retouren und Falschlieferungen
- Erhöhte Kundenzufriedenheit durch optimierte Dokumentenprozesse
- Signifikante Reduzierung der Durchlaufzeit in der Dokumentenverarbeitung
Kunde
König ist ein international führender Anbieter von Maschinenund Anlagen für die industrielle und handwerkliche Backwarenproduktion. Dasinhabergeführte Unternehmen mit Hauptsitz in Graz, Österreich, wurde 1966gegründet und beschäftigt heute rund 750 Mitarbeitende weltweit. Das Portfolio umfasst eine Vielzahl vonBäckereimaschinen im Bereich der Teigaufbereitung von Teigteilern undRundwirkmaschinen über Gärschränke bis hin zu Komplettanlagen für Brot undKleingebäck.
Weitere Referenzen
König Maschinen GmbH
Marquardt Service GmbH
Salzgitter Digital Solutions GmbH
Land Salzburg
MLP Finanzberatung SE
SRH Stiftung
Perlen Packaging
Seepex
Schwan Cosmetics