Kunde
Perlen Packaging ist eine international tätige Unternehmensgruppe im Bereich Folienherstellung und Folienbeschichtung mit Fokus auf der Pharmaindustrie. Weltweit sind ca. 600 Mitarbeitende für den Verpackungsspezialisten tätig.
Ausgangssituation
Die Schweiz ist Hauptsitz von Perlen Packaging. Von dort aus betreut die zentrale IT alle Standorte weltweit. Ständige Innovation ist ein strategischer Erfolgsfaktor des Unternehmens. Dies beinhaltet u.a. die Digitalisierung und Automatisierung möglichst vieler Prozesse. Ein zentrales Ziel: Das „papierlose Büro“, das wiederum aus vielen Einzel-Projekten besteht.
Lösung
Durch eine konsequente Standardisierung auf drei Kernprodukte schuf die IT eine solide Grundlage für die schnelle und reibungslose Umsetzung neuer Projekte. Für jedes der drei Kernprodukte übernimmt jeweils ein Partner die weltweite Verantwortung. Perlen Packaging hat die Verantwortung für sein an SAP angebundenes ECM-System von OpenText an Doctra übertragen. Als präferierter Partner setzte Doctra bereits mehrere ECM-Projekte um, u.a. eine digitale Personalakte, eine Lieferantenakte, eine Akte für QM und VIM als Rechnungseingangslösung. Außerdem kümmert Docta sich um deren Betrieb für alle Standorte.
Ergebnis
Doctra hat mit OpenText-Lösungen die Optimierung der Prozesslandschaft zusammen mit den Fachbereichen entschieden vorangetrieben. Das „papierlose Büro“ ist in den meisten Bereichen der Verwaltung realisiert. Das Zusammenspiel von Prozess- und Managementberatung einerseits und umfassender technologischer Betreuung andererseits legt die Basis für kurze Innovationszyklen und die reibungslose und schnelle Umsetzung weiterer Projekte. Der hohe Digitalisierungsgrad der Prozesse zahlte sich u.a. während der COVID-Pandemie aus. Perlen Packaging konnte sehr schnell auf mobile Arbeitsplätze umstellen.
8 unterschiedliche Abteilungen
7 Standorte weltweit
Über 600 User
Ausgangssituation
Als Teil der CPH-Gruppe hat sich Perlen Packaging von Anfang an auf Verpackungsfolien für die Pharmabranche spezialisiert. Eine Strategie, die aufgeht: Die Unternehmensgruppe ist der einzige Systemanbieter mit einem klaren Pharma-Profil. Um die führende Position im Markt weiter auszubauen, setzt Perlen Packaging auf ständige Innovation. Auch bei der IT-Strategie verfolgt der Verpackungsspezialist einen klaren Kurs: Perlen Packaging setzt auf Standardisierung mit Fokus auf SAP, Microsoft und OpenText. Die konsequente Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen im Rahmen des papierlosen Büros eröffnet aus Sicht von Perlen Packaging zahlreiche Effizienzvorteile. Für den dazugehörigen Bereich Enterprise-Content-Management mit OpenText benötigte das Unternehmen einen zuverlässigen Partner, der die schnellen Innovationszyklen mitgehen konnte.
Lösung
Perlen Packaging beauftragte Doctra mit der Umsetzung seiner ECM -Projekte. Das Consulting-Unternehmen brachte nicht nur die geforderte Beratungs- und Technologiekompetenz zu OpenText und SAP mit, sondern nahm auch die Herausforderung an, in einem komplexen, stark regulierten Umfeld tätig zu werden. Das Projekt „papierloses Büro“ besteht aus zahlreichen Einzelprojekten, in verschiedenen Abteilungen, von der Finanzbuchhaltung, über den Einkauf, vom Qualitätsmanagement zur Personalabteilung.
Ausgehende Dokumente automatisiert zu generieren und zu personalisieren, d.h. mit Daten aus SAP oder dem ECM-System zu befüllen und abzulegen, ist ebenfalls ein wichtiger Baustein der Automatisierung von Prozessen im Büro. Mit CCM (customer communication module) von OpenText können sichere und flexible Lösungen sowohl für die interne Kommunikation als auch für die Kommunikation mit Kunden bereitgestellt werden.
Zusätzlich übernahm Doctra die Verantwortung für den weltweiten Betrieb und die Weiterentwicklung der OpenText-Lösungen an allen Standorten. Die Auslagerung dieser Aufgaben erlaubt es Perlen Packaging, sich auf die Kernaufgaben in der IT zu fokussieren und strategische Themen weiterzuentwickeln.
„Eingehaltene Termine, klare Kommunikation, zielorientiertes Vorgehen: Die Zusammenarbeit mit Doctra funktioniert seit Jahren hervorragend.“
René Kuhn - Leiter IT Perlen Packaging
Zusammenarbeit
So verschieden die Einsatzgebiete der OpenText-Lösungen im SAP-Umfeld sind, einen Punkt haben sie gemeinsam: Sie zahlen alle auf die Digitalisierungs- und Innovationsstrategie von Perlen Packaging ein. Um einen möglichst hohen Automatisierungsgrad aller Prozesse in Verwaltung und Produktion zu erreichen, legte Doctra bereits in der Konzeptionsphase gemeinsam mit den Fachabteilungen den Fokus auf die Standardisierung und Optimierung der Prozesslandschaft innerhalb des Unternehmens.
Die Doctra-Consultants konnten dabei auf zahlreiche Insights und Best-Practice-Prozesse aus internationalen Projekten zurückgreifen und so Management und Fachbereiche zielorientiert beraten. Der ECM-Spezialist stellte dabei die durchgehende Einhaltung der branchenrelevanten Compliance-Vorgaben sicher, angesichts der komplexen Vorgaben mitunter eine äußerst anspruchsvolle Aufgabe.
Ergebnis
Das papierlose Büro ist heute bei Perlen Packaging gelebte Wirklichkeit. Doctra hat dazu zahlreiche Lösungen auf Basis von OpenText Extended ECM (xECM) erfolgreich umgesetzt. Zu den nahtlos in SAP integrierten Lösungen zählen unter anderem:
- die digitale Kundenakte für den Vertrieb, die Verträge, Korrespondenz, Rechnungen und Aufträge an einem zentralen Ort sammelt und vielfältige Such- und Filtermöglichkeiten bietet.
- die digitale Lieferantenakte für den Einkauf, mit denen Bestellungen und Verträge komfortabel und zeitsparend verwaltet werden können.
- im Bereich der Finanzbuchhaltung kommt mit OpenText Vendor Invoice Management (VIM) eine Lösung zum digitalen Management von Eingangsrechnungen zum Einsatz. Texterkennung (OCR) sowie die automatisierte Zuordnung zu den Bestellungen in SAP ermöglichen es Perlen Packaging, Eingangsrechnungen papierlos und effizient zu bearbeiten.
- die digitale Personalakte.
- die digitale Verkaufsakte.
- sowie für den Fachbereich Qualitätssicherung eine Lösung, die das Reklamationswesen in OpenText abbildet.
Ausblick
Nach dem „papierlosen Büro“ steht mit dem Projekt „papierlose Produktion“ bereits das nächste gemeinsame Projekt auf der Agenda. In der starkregulierten Pharmabranche müssen dabei zahlreiche ISO-Normen und Standards strikt eingehalten werden. Bei der digitalen Abbildung von klar definierten Prüf- und Freigabeprozessen wie dem 4-Augen-Prinzip und weiterer regulatorischer Vorgaben setzt Perlen Packaging auf die langjährige Erfahrung von Doctra mit Kunden aus regulierten Märkten im In- und Ausland.
Geplant ist mit OpenText Powerdocs die formularbasierte Erzeugung und Archivierung von Dokumenten im Personalbereich umzusetzen, um einen höheren Grad an Automatisierung und Rechtsicherheit zu erreichen.
Kunde
Die Perlen Packaging ist eine international tätige Unternehmensgruppe im Bereich Folienherstellung und Folienbeschichtung und der einzige Systemanbieter für Verpackungsfolien mit klarem Pharmaprofil. Perlen Packaging ist Teil der CPH-Gruppe (Chemie + Papier Holding AG). Die Gruppe mit Hauptsitz in der Schweiz beschäftigt rund 600 Mitarbeitende an den Produktionsstandorten in der Schweiz, Deutschland, den USA, China, Bosnien-Herzegowina, Brasilien und Indien.
