Kunde
Die Marquardt Gruppe gehört zu den weltweit führenden Herstellern von mechatronischen Schalt- und Bediensystemen. Das globalagierende Familienunternehmen beschäftigt rund 10.000 Mitarbeiter an 22 Standorten auf vier Kontinenten.
Ausgangssituation
Viel Papier und Handarbeit: Um die Verarbeitung von Eingangsrechnungen weltweit effizienter zu gestalten, entschied sich Marquardt für einen umfassenden Neustart. Alle Altsysteme sollten durch eine zentrale Software abgelöst werden.
Lösung
Marquardt fand in Doctra einen erfahrenen Partner für dieses Projekt. Der Software- und Consulting-Spezialist implementierte OpenText Vendor Invoice Management (VIM) mit enger Integration in das SAP-System. Gemeinsam mit Marquardt optimierte Doctra zudem die bestehenden Prozesse und entwickelte zahlreiche Workflows, um die Buchungszeiten zu verkürzen, die Fehlerquote zu senken und eine möglichst hohe Anzahl von Eingangsrechnungen automatisch zu verbuchen.
Ergebnis
Das neue System etabliert einen global einheitlichen und standardisierten Prozess für den Rechnungseingang. Eingangsrechnungen werden vollständig papierlos und weitgehend automatisch verarbeitet.
10 % vollautomatische Buchungen
Monatlich 22.000 Rechnungen
10.000 Mitarbeiter an 22 Standorten
Ausgangssituation
Verbesserte Datenkonsistenz, höhere Effizienz, mehr Transparenz und geringere Kosten: Um auch in der Finanzbuchhaltung von den Vorteilen einer zentralen Systemintegration zu profitieren, wollte der Experte für interaktive Mechatronik eine global einsetzbare Rechnungseingangssoftware implementieren.
Die Analyse des Status-quo offenbarte, dass verschiedene Altsysteme oder manuelle Prozesse im Einsatz waren, was zu stark variierenden Verfahren beim Rechnungseingang führte: Während einige Länder bereits automatisierte Prozesse hatten, wurden andere noch vollständig manuell auf Papier abgewickelt.
Lösung
Marquardt suchte einen Partner, der sowohl tiefgreifende technische Expertise als auch ein gutes Gespür für die Besonderheiten eines mittelständischen Unternehmens mitbringt. Doctra überzeugte in beiden Bereichen: Einerseits durch fundiertes Know-how im SAP-Umfeld und der Rechnungseingangsverarbeitung, andererseits durch seine partnerschaftliche Herangehensweise. Das umfassende Verständnis für rechtliche Vorgaben, Digitalisierungspotenziale und die Integration von nicht SAP-erfahrenen Nutzern ermöglichte die Entwicklung maßgeschneiderter, zukunftssicherer und praxisnaher Lösungen. Kurze Entscheidungswege und die hohe Kompetenz der Mitarbeitenden desglobal führenden Mechatronik-Experten trugen zusätzlich zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit auf allen Ebenen bei.
„Doctra war immer ein äußerst kompetenter und verständnisvoller Partner, der unsere spezifischen Bedürfnisse nicht nur erkannte, sondern aktiv darauf einging.“
Marvin Hoffmann - Projektleiter IT OpenText VIM Einführung und Roll-Out, Marquardt Service GmbH
Zusammenarbeit
Das Projekt begann 2018 mit einem phasenweisen Rollout: Zuerst in Deutschland, den USA und Rumänien, gefolgt von einer globalen Ausweitung in weitere Länder. Ziel war es, Prozesse weltweit zu standardisieren und möglichst viele Rechnungen automatisch zu buchen.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die Verbesserung der Texterkennung (OCR), die es ermöglicht, selbst chinesische Rechnungen, die auf Durchschlagpapier gedruckt werden, effizient zu verarbeiten. Bei Unstimmigkeiten wie fehlenden Bestellungen oder abweichenden Rechnungsbeträgen ist jedoch manuelles Eingreifen erforderlich. In solchen Fällen werden automatisch Freigabeworkflows gestartet, um die verantwortlichen Mitarbeitenden zu benachrichtigen und die notwendigen Korrekturen vorzunehmen.
Ergebnis
Dank weltweit standardisierter Prozesse, einer fortschrittlichen Texterkennung (OCR), die gezielt auf die speziellen Anforderungen von Marquardt trainiert und weiterentwickelt wurde, sowie die tiefe SAP-Integration von OpenText Vendor Invoice Management (VIM) konnte der Anteil automatisch verarbeiteter Rechnungen erheblich gesteigert werden. Der einheitliche Prozess zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen hat sich bereits bezahlt gemacht:
- Effiziente Bearbeitung von 22.000 Rechnungen monatlich
- Vollautomatisierte Verarbeitung von 10 % aller Rechnungen
- Bessere Nutzung von Skonto durch schnellere Buchungen
- Reduzierte Fehlerquote und Vermeidung von Fehlbuchungen
- Durchgehende Compliance durch systemgesteuerte Freigabeworkflows
- Verbesserte Qualität und Zeitersparnis durch reduzierte manuelle Schritte
- Optimierte Zusammenarbeit dank standardisierter Workflows
- Höhere Transparenz und geringere Kosten für Betreuung und Schulung
- Entlastung von IT und Buchhaltung durch zentrale Systeminstallation
Ausblick
Zukünftige Projekte zielen darauf ab, den Anteil automatisch gebuchter Rechnungen noch weiter zu erhöhen: Zum einen werden bestehende Prozesse daraufhin optimiert und zum anderen wird mit der Umstellung auf SAP S/4 Hana eine neue OCR Technologie eingeführt, die eine noch schnellere und präzisere Erkennung ermöglicht.
VIM enthält bereits alle Komponenten, um die ab 2025 verpflichtende eInvoicing in Deutschland umzusetzen. Marquardt ist damit für die Umstellung gut gerüstet.
Parallel dazu ist für Mitte 2025 der Rollout in Indien geplant, um auch im letzten noch fehlenden Standort die dort bisher papierbasierte Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren. Zudem wird die mögliche Einführung der intuitiven Fiori App für den Freigabeprozess diskutiert.
Kunde
Das 1925 gegründete Familienunternehmen mit Stammsitz in Rietheim-Weilheim, zählt zu den global führenden Mechatronik-Experten und bietet innovative Lösungen für die Automobilindustrie, Hausgeräte sowie industrielle Anwendungen. Im Geschäftsjahr 2023 erzielte Marquardt einen Umsatz von rund 1,4 Milliarden Euro und investiert jährlich rund 10 Prozent des Umsatzes in Forschung und Entwicklung.
Weitere Referenzen
König Maschinen GmbH
Marquardt Service GmbH
Salzgitter Digital Solutions GmbH
Land Salzburg
MLP Finanzberatung SE
SRH Stiftung
Perlen Packaging
Seepex
Schwan Cosmetics