Kunde
Die Salzburger Landesverwaltung unterstützt Bürgerinnen und Bürger in allen Lebenslagen mit vielfältigen Dienstleistungen von Passangelegenheiten und Baugenehmigungen bis zu Sozialhilfeleistungen.
Ausgangssituation
Die Software-Landschaft bei der Salzburger Landesverwaltung ist über lange Jahre gewachsen. Die Folge: Zahlreiche unterschiedliche Lösungen und Schnittstellen, deren Pflege viele Ressourcen beanspruchen. Um eine bürgernahe Verwaltung mit effizienteren Prozessen zu realisieren, setzt die Behörde auf die Modernisierung vieler Systeme.
Lösung
Doctra steht der Landesverwaltung bei dieser Transformation im Bereich Dokumentenmanagement von der Beratung bis zur Umsetzung zur Seite: Der Softwarespezialist unterstützt die Behörde bei der Umsetzung einer zukunftsweisenden Digitalisierungsstrategie, bei der Festlegung von Standards für Systeme und Prozesse und der Einführung einer einheitlichen Dokumentablage auf Basis von OpenText und der Integration in SAP.
Ergebnis
Die Implementierung einer Standardplattform ermöglicht es dem Amt der Salzburger Landesregierung, bestehende Systeme schrittweise zu adaptieren bzw. abzulösen und damit den Weg freizumachen für eine moderne IT-Architektur. Damit besitzt die Behörde jetzt die notwendige Agilität, um jederzeit flexibel auf sich ändernde Rahmenbedingungen wie neue Gesetze oder Vorschriften zu reagieren.
Über 1.000 Applikationen
und 3.000 Arbeitsplätze
in der Landesverwaltung
Ausgangssituation
Die Salzburger Landesverwaltung hat sich vorgenommen, eine der nachhaltigsten und modernsten Verwaltungen Europas zu werden. Die größte Herausforderung dabei Verwaltungsprozesse effektiv zu digitalisieren und bürgernah zu gestalten ist die in die Jahre gekommene, heterogene IT-Architektur bestehend aus vielen, teilweise nicht integrierten Systemen.
Hinzu kommen zahlreiche weitere Herausforderungen: Die zuverlässige Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben im Bereich Datenschutz und Compliance, eine effizientere Verarbeitung und Bereitstellung von Informationen sowie mehr Flexibilität, um mit den sich ändernden gesetzlichen Rahmenbedingungen Schritt halten zu können.
Lösung
Um diese Herausforderungen zu meistern, wird die schwer zu wartende IT-Infrastruktur laufend modernisiert. Eine große Aufgabe, nicht nur in technischer Hinsicht. Daher suchte die Salzburger Landesverwaltung nach einem erfahrenen Partner, der zum einen über das erforderliche Know-how im Dokumentenmanagement verfügt und zum anderen die Transformation ganzheitlich begleiten kann.
In Doctra fand die Behörde einen Partner auf Augenhöhe, der langjährige Erfahrung in der digitalen Dokumentenverwaltung mitbringt und als zertifizierter SAP- und OpenText-Experte einen umfassenden Systemblick sowie viel Praxiserfahrung im Bereich der Prozessoptimierung besitzt. Diese Kombination an Fähigkeiten ist für die Mitwirkung an den Projekterfolgen ebenso entscheidend wie das tiefe Verständnis der Organisationskultur der Landesverwaltung, das Doctra sich im Laufe der Zusammenarbeit aneignen konnte. So konnte sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden die neuen Abläufe und Lösungen effektiv im Arbeitsalltag einsetzen.
„Doctra konnte das von uns in sie gesetzte Vertrauen als Berater für das Thema Dokumentenmanagement vollständig rechtfertigen; von der langfristigen Strategie bis zur Umsetzung bekommen wir hier alles aus einer Hand“
Bernhard Glanzer - Leiter Softwareentwicklung Land Salzburg
Zusammenarbeit
Um die Verwaltung auch langfristig zukunftssicher aufzustellen, unterstützt Doctra in Teilbereichen die Salzburger Landesverwaltung bei der Identifikation von wegweisenden Maßnahmen, die darauf abzielen, die IT-Architektur zu modernisieren. Zentraler Aspekt dabei war die Schaffung eines flexiblen Systems, das in der Lage ist, sowohl aktuelle wie auch zukünftige Anforderungen sicher zu erfüllen. Die Implementierung einer einheitlichen Softwareumgebung auf Basis von OpenText für die Dokumentenverwaltung, und deren Integration in das SAP ERP-System sowie SAP Human Capital Management (HCM) für die Verwaltung von Personalakten. Dankstandardisierter Schnittstellen und Offenheit für verschiedenste Technologien lassen sich neue, auch derzeit noch unbekannte Anwendungen und Funktionen von Standardlösungen bis hin zu verschiedensten Eigenentwicklungen effizient in die bestehende OpenText Infrastruktur integrieren. In Zusammenarbeit mit Doctra werden auch Konzepte erstellt, die die Prozesse, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen von Dokumenten vereinheitlichen, sodass die Landesverwaltung nun rechtliche Vorschriften schneller, nachvollziehbar und zentralisiert für alle Fachbereiche umsetzen kann.
Ergebnis
Mit der Implementierung von OpenText und der Integration in SAP profitiert die Landesverwaltung umfassend: Interne Abläufe sind effizienter und transparenter, gleichzeitig wird es für Außenstehende einfacher, Zugang zu benötigten Informationen zu erhalten. OpenText als Dokumentenmanagementsystem stellt neben anderen Systemen einen wesentlichen Baustein dar, um rechtlich konform und standardisiert Anwendungen effizient zu entwickeln.
- Durchgängige Digitalisierung der Verwaltungsabläufe
- Verbesserte Servicequalität und mehr Bürgerfreundlichkeit
- Flexible Software-Architektur zur Abbildung der unterschiedlichen Bedürfnisse aus der Abteilung des Landes Salzburg
- Anbindung von Gemeinden und betriebsähnlichen Einrichtungen an die digitale Personalakte, für die das Land Salzburg als Dienstleister fungiert
- Einrichtung einer zentralen, verschlagworteten Dokumentenverwaltung
- Klare Definition von Nutzerrollen und -berechtigungen
- Differenzierte Vergabe von Dokumentenzugriffsrechten basierend auf Nutzerprofilen
- Zukünftige Umsetzung von Compliance-Anforderungen einschließlich automatisierter Löschung und einheitlicher Aufbewahrungsfristen
- Sicherstellung einer revisionssicheren Dokumentenablage
Ausblick
Gemeinsam haben Doctra und das Land Salzburg bereits eine Vielzahl von Projekten erfolgreich umgesetzt. Doctra ist bestrebt im strategischen Bereich der Digitalisierung der Landesverwaltung auch in Zukunft dem Land Salzburg zur Verfügung zu stehen. Die nächsten Maßnahmen sind bereits in Planung, immer mit dem übergeordneten Ziel vor Augen, eine Verwaltung zu schaffen, die als Vorbild für innovative und bürgerorientierte Dienstleistungen dient.
Kunde
Die Salzburger Landesverwaltung ist für die öffentliche Verwaltung auf Landes- und Bezirksebene zuständig und spielt eine zentrale Rolle im öffentlichen Leben Salzburgs. Die Fachgruppe Informatik und Interne Dienste betreut die IT-Infrastruktur und verwaltet über 1.000 Applikationen für mehr als 3.000 Arbeitsplätze in der Landesverwaltung.
