Kunde
Salzgitter Digital Solutions bietet IT-Dienstleistungen für die Stahl- und Röhrenindustrie und unterstützt Unternehmen ganzheitlich bei der Digitalisierung ihrer Prozesse.
Ausgangssituation
Bei allen 30 Konzerntöchter der Salzgitter AG, darunter auch der Salzgitter Digital Solutions, sollte die Kreditorenbuchhaltung standardisiert werden. Eine große Herausforderung angesichts einer heterogenen IT-Landschaft und komplexen Prozessen.
Lösung
Doctra stellte sich dieser Aufgabe und unterstützte bei der schrittweisen Zentralisierung der Kreditorenbuchhaltung. Dafür führte der Software- und Consulting-Spezialist OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions (VIM) ein und entwickelte einen Masterprozess für die Rechnungsverarbeitung. So wird sichergestellt, dass nach der Implementierung alle Tochterunternehmen einheitlich arbeiten.
Ergebnis
Durch die Ablösung der alten Systeme profitiert Salzgitterunternehmensweit von mehr Effizienz: Alle eingehenden Rechnungen können jetzt digital verarbeitet werden. Es müssen so gut wie keine Papierdokumente mehr verteilt werden. Zudem unterstützen Automatisierungen wie die OCR-gestützte Datenerfassung oder Freigabeworkflows die Zuordnung, Prüfung und Verbuchung von 300.000 Rechnungen pro Jahr.
30 Gesellschaften
300.000 Rechnungen jährlich
3.000 User
Ausgangssituation
Jedes Tochterunternehmen brachte unterschiedliche Anforderungen und mit der Zeit gewachsenen Prozesse mit. Diese zu vereinheitlichen und gleichzeitig die lokalen Gegebenheiten zu berücksichtigen, ist ein mitunter herausforderndes Unterfangen. Erschwerend kam bei Salzgitter dazu, dass sich die Komplexität der Stahlverarbeitung auch in der IT-Landschaft widerspiegelt. Während lokal getrennte Softwarelösungen nicht ungewöhnlich sind, stellte der parallele Betrieb von verschiedenen SAP-Versionen doch eine seltene Besonderheit dar.
Bei diesem Großprojekt kamen also gleich mehrere Herausforderungen zusammen: Eine heterogene Softwareumgebung, die nur bedingt angepasst werden konnte, und komplexe Unternehmensstrukturen in einem starkregulierten Umfeld. Salzgitter suchte daher nach Experten, die über umfangreiches Fachwissen, ein tiefes Prozessverständnis und langjährige Erfahrung im Konzernumfeld verfügen.
Lösung
Im Rahmen der Einführung eines Shared Service Center war der Weg frei für ein unternehmensweit einheitliches Rechnungsverarbeitungssystem. Jetzt fehlte nur noch ein verlässlicher Partner, der von der Beratung bis zur Umsetzung das Projekt begleitete.
Doctra erfüllte die hohen Anforderungen. Der zertifizierte SAP- und OpenText-Partner brachte mit seiner umfassenden Erfahrung im Bereich Rechnungsmanagement alles mit, um die Konsolidierung der Kreditorenbuchhaltung erfolgreich zu meistern. Die langjährige Zusammenarbeit mit dem Beratungshaus zahlt sich für den Stahlexperten aus: Denn Doctra agiert auf Augenhöhe – sowohl mit dem Top-Management bei Salzgitter wie auch mit den Softwareherstellern. Bisherige Abläufe konnten so gemeinsam erfolgreich optimiert und gewünschte Softwareanpassungen zügig umgesetzt werden.
„Doctra ist ein verlässlicher Partner, mit dem wir seit vielen Jahren erfolgreich zusammenarbeiten und der uns dabei unterstützt, die Komplexität unserer Systeme und Prozesse zu bewältigen.“
Arne Brinkmeier, Bereichsleiter Salzgitter Digital Solutions GmbH
Zusammenarbeit
Bis zum Go-Live von OpenText VIM im ersten Tochterunternehmen verging fast ein Jahr. Alle weiteren Implementierungen konnten innerhalb von maximal vier Monaten durchgeführt werden. Das Erfolgsrezept? Um die Softwareeinführung verlässlich in diesem engen Zeitfenster zu absolvieren, war eine umfassende Analyse der Ist-Situation entscheidend, die Doctra ganz zu Beginn des Projektes durchführte. Mit diesem Wissen konnte der auf OpenText und SAP spezialisierte Dienstleister eine Blaupause erstellen. Diese dient als Vorlage, anhand der die Software bei allen Gesellschaften ausgerollt wird.
Ergebnis
Durch die schrittweise Einführung von OpenText VIM wurden, wie geplant die zahlreichen unterschiedlichen Genehmigungsprozesse in den Tochtergesellschaften abgelöst und der Rechnungseingang digitalisiert. Intelligente Workflows wie das automatische Ausfüllen von Buchungsfeldern oder die systemgesteuerte Zuweisung an die richtigen Sachbearbeiter sorgen konzernweit für mehr Effizienz.
- Standardisierte Abläufe im Rechnungswesen für alle Tochterunternehmen
- Optimierte Verarbeitung von 300.000 Rechnungen jährlich
- Benutzerfreundliche Software für über 3.000 User
- Automatisches Auslesen von Rechnungsdaten mittels OCR-Texterkennung
- Geringere Bearbeitungszeiten durch weniger manueller Bearbeitungsschritte
- Langjährige, partnerschaftliche Zusammenarbeit von Salzgitter und Doctra
- Doctra als Partner auf Augenhöhe und mit direktem Draht zu den Herstellern SAP und OpenText
Ausblick
In den vergangenen Jahren haben Salzgitter und Doctra gemeinsam den Großteil des anvisierten Projektumfangs erfolgreich umgesetzt und nahtlos an die zentralisierte Kreditorenbuchhaltung angebunden. Dass die bisherige partnerschaftliche Zusammenarbeit erfolgreich verlaufen ist, zeigt der stabile Betrieb der Lösung über die eingesetzten Systeme und Komponenten hinweg.
Kunde
Die Salzgitter Digital Solutions wurde 1989 gegründet und ist eines der deutschlandweit führenden IT-Dienstleistungsunternehmen in den Bereichen Stahlerzeugung und -verarbeitung, Handel und Technologie. Als Tochter der Salzgitter AG beschäftigt der IT-Service-Provider 500 Mitarbeitende an den Standorten Salzgitter, Mülheim, Ilsenburg und Peine.
